Algemene voorwaarden vrijetijdsactiviteiten Machelen-Diegem

Algemene bepalingen

Het organiserend bestuur is Machelen-Diegem, Woluwestraat 1, 1830 machelen. Alle vrijetijdsactiviteiten worden georganiseerd door de vrijetijdsdienst. Deze dienst bestaat uit cultuur-, jeugd- en sportdienst.

De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle vrijetijdsactiviteiten, die georganiseerd worden door de vrijetijdsdienst.

De algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere deelnemer en ouder die zijn/haar kind inschrijft voor één van deze vrijetijdsactiviteiten.

Toelatingsvoorwaarden

1. Leeftijd

Activiteit	Leeftijdscategorie
Speelpleinen paasvakantie	2,5 jaar(zindelijk)-12 jaar
Speelpleinen zomervakantie	2,5 jaar (zindelijk)-15 jaar
Swap	11 jaar-16 jaar
Grabbel	6 jaar-10 jaar
Sportweek	6 jaar-12 jaar

2. Uitsluitingen

• Kinderen die ziek zijn, mogen niet deelnemen aan de activiteiten. Dit zowel in het belang van het zieke kind als de andere kinderen en de begeleiding.

• De vrijetijdsdienst kan in samenspraak met het organiserend bestuur beslissen om kinderen de toegang tot een activiteit te weigeren, indien het kind herhaaldelijk de normale werking verstoort of een gevaar betekent voor het welzijn van de andere kinderen en/of animatoren. Dit gebeurt steeds in overleg met het betrokken kind en zijn/haar ouders(voogd).

• Bij wanbetaling kan de vrijetijdsdienst de toegang tot latere vrijetijdsactiviteiten weigeren.

Tarieven

Volgende tarieven zijn van toepassing per dag

Speelpleinen	-kinderen van inwoners en schoolgaande kinderen in de gemeente (niet-inwoners): 7 euro -kinderen niet-inwoners en niet schoolgaand kinderen binnen de gemeente: 13 euro -vanaf 3de kind: korting -2 euro
Sportkampen	-kinderen van inwoners en schoolgaande kinderen in de gemeente (niet-inwoners): 10 euro -kinderen niet-inwoners en niet schoolgaand kinderen binnen de gemeente: 12 euro -vanaf 3de kind: korting -2 euro
SWAP en Grabbel	Variabel tarief afhankelijk van de kostprijs van de activiteit.

• In deze dagprijs is inbegrepen: begeleiding, verzekering, busvervoer naar en inkomgelden bij eventuele uitstappen. Bij speelpleinen wordt er ook soep en een vieruurtje voorzien.

• Vanaf het 2^de kind binnen eenzelfde gezinssituatie wordt er een verminderd dagtarief voorzien. Dit geldt enkele voor kinderen die via eenzelfde gezinsaccount zijn ingeschreven en die op dezelfde dagen deelnemen aan dezelfde activiteit.

Inschrijven-betaling –uitschrijven

1. Registratie

Voor de kinderen die willen deelnemen aan één van de vrijetijdsactiviteiten, dient er éénmalig een gezinsaccount aangemaakt te worden. Dit gebeurt bij voorkeur via de gemeentelijke website.

Het gezinsaccount kan ook worden aangemaakt op de dienst vrijetijd, Woluwestraat 1, 1830 Machelen.

Jaarlijks dient er voor elk kind een ingevulde medische fiche bezorgd te worden aan de dienst vrijetijd.

2. Medische fiche

Voor elk deelnemend kind dienen de ouders een medische vragenlijst in te vullen bij de eerste inschrijving van een vakantie-activiteit van een kalenderjaar. Deze fiche moet bezorgd worden aan de dienst vrijetijd en blijft geldig gedurende de rest van dat kalenderjaar. Indien de medische situatie van uw kind tijdens het jaar zou wijzigen, dan dient dit doorgegeven te worden aan de dienst vrijetijd. De medische informatie is vertrouwelijk.

3. Inschrijven

Het is verplicht vooraf in te schrijven tijdens de voorzien inschrijvingsdata. Deze worden via de vrijetijdsgids voorjaar en najaar medegedeeld. Bij voorkeur gebeurt dit online via de inschrijvingsmodule op de gemeentelijke website. De inschrijvingen kunnen ook gebeuren op de dienst vrijetijd.

4. Betalen

Indien de inschrijving online gebeurt via de gemeentelijke website dient er online betaald te worden via een beveiligde website.

Indien de inschrijving via de dienst vrijetijd verloopt, dient er cash betaald te worden op het moment van de inschrijving.

5.Uitschrijven/annuleren

Uitschrijven kan:

• Indien uw kind ziek is vragen we de voorlegging van een geldig doktersattest. Dit attest kan tot één week na het einde van de betreffende vakantiewerking binnengebracht worden op de vrijetijdsdienst. In geval van ziekte wordt het volledig inschrijvingsgeld terugbetaald.

• Het college van Burgemeester en schepenen kan bepaalde reden op aanvraag in aanmerking laten komen tot terugbetaling..

• Indien u wenst uit te schrijven voor één van de activiteiten, dan kan dit tot twee weken voor de start van de activiteit. In dit geval wordt er 1 euro administratieve kosten afgehouden per geannuleerde dag.

• In de andere gevallen wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald. Men dient wel de organiserende dienst steeds te verwittigen bij afwezigheid.

Activiteiten

1. Periode

De gemeentelijke vakantie-initiatieven vinden plaats tijdens een deel van de officiële schoolvakanties.

2. Locatie

ACTIVITEIT	ACCOMMODATIE	ADRES
Speelpleinen	Pasen: Gemeenschapsschool” De Sterrenhemel” Zomer: Gemeentelijke Basisschool Diegem	Koning Albertlaan1, 1830 Machelen Watermolenstraat 75, 1831 Diegem
Sportweek	Sporthal Bosveld	Heirbaan 10, 1830 Machelen
SWAP en Grabbel	Varieert naargelang de activiteit

Eventueel kunnen andere gemeentelijke terreinen en gebouwen ter beschikking gesteld worden.

3. Dagindeling

ACTIVITEIT	SPORTWEKEN	SPEELPLEINEN	SWAP/GRABBEL
Vooropvang	8u00-9u00	7u30-9u00	Niet voorzien
Activiteiten voormiddag	9u00-12u00	9u00-12u00	Afhankelijk van activiteit
Middagpauze	12u00-13u00	12u00-13u00	Afhankelijk van activiteit
Activiteiten namiddag	13u00-16u00	13u00-16u00	Afhankelijk van activiteit
Naopvang	16u00-17u00	16u00-17u30	Niet voorzien

4. Verantwoordelijke

Voor de speelpleinwerking en de sportweken wordt een hoofdanimator(en) aangesteld die verantwoordelijk is voor de dagelijkse werking en die overdag bereikbaar is.

5. Maximum aantal deelnemers

• Speelpleinen paasvakantie: maximum 100 deelnemers per dag

• Speelpleinen zomervakantie: maximum 190 deelnemers per dag

• Sportweken: maximum 80 deelnemers per dag

• Grabbel/SWAP: maximum aantal deelnemers afhankelijk van de geplande activiteit.

6.Verzekering

• Speelpleinen/SWAP/Grabbel je kind is verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid bij Belfius verzekeringen

• Sportweken: je kind is verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid bij Vlaams Instituut voor Sportbeheer en Recreatiebeleid.

• Aangifte van ongevallen tijdens de activiteiten worden binnen 24 uur gemeld aan de hoofdanimatoren.

• De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies van, schade aan of diefstal van persoonlijke eigendommen.

Afspraken speelpleinen/sportweken

Kledij

Kinderen trekken best comfortabele kledij aan die vuil mag worden en aangepast is aan de weersomstandigheden. De kledij en rugzakjes naamtekenen, kunnen het aantal verloren voorwerpen beperken.

Aan de ouders van kleuters wordt gevraagd om reservekledij mee te geven.

Verloren voorwerpen kunnen opgevraagd worden op de vrijetijdsdienst. Na 1 maand worden de verloren voorwerpen eigendom van de gemeente Machelen.

Tijdens de zomervakantie vragen wij de ouders iedere dag zwemgerief, zonnecréme, een zonnepet of –bril mee te geven.

Persoonlijk materiaal

Kinderen brengen geen eigen speelgoed mee, waardevol materiaal (gsm, spelconsoles, mp3’s,…),….. .

Eten/drinken

Kinderen brengen zelf een lunchpakket en extra drankjes mee. Daarnaast voorziet onze speelpleinen ook soep, vieruurtje en drankjes en de sportwerking een extra drankje.

Laat snoepgoed thuis.

Gebruik gebouwen/speel- en sportmaterialen

Alle richtlijnen van de begeleiders, animatoren en ander aangesteld personeel van de organisatie dienen te worden gevolgd. In geval van schade dient te betrokkene de hoofdanimator of vrijetijdsdienst op de hoogte te brengen.

Breng- en afhaalmomenten

Wij vragen de ouders de kinderen vóór 9 uur te brengen, zo kan de inschrijfbalie het exacte aantal aanwezige kinderen bepalen en kunnen de activiteiten tijdig van start gaan. Kinderen die niet aangemeld werden, worden als niet aanwezig beschouwd.

Ook ’s avonds respecteren de ouders het einduur van de activiteit. Het wordt enkel in uitzonderlijke gevallen toegestaan om de kinderen later te brengen of vroeger op te halen. De ouders zijn verplicht om dit op voorhand te melden aan de hoofdanimatoren.

Ziekte

Mocht jouw kind ziek worden tijdens de activiteiten dan brengen wij de ouders op de hoogte en vragen we hen om het kind zo snel mogelijk op te halen. Indien de ouders niet bereiken zijn en wij het nodig achten, contacteren wij een dokter of de hulpdiensten. De gemaakte kosten vallen ten laste van de ouders in geval van ziekte.

Afspraken SWAP/Grabbel

De ouders respecteren het meegedeelde beginuur en einduur van de activiteit. Dit varieert naargelang de activiteit.

Privacy

Opgegeven persoonsgegevens

De persoonsgegevens voor de sport-, jeugd- en cultuurwerking van de gemeente worden verwerkt door TicketGang BVBA en zijn onderworpen aan de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens ), zoals gewijzigd door de wet van 11 december 1998 (tot omzetting van de richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van de persoonsgegevens en betreffende het vrij verkeer van die gegevens).
Met betrekking tot deze personen worden de namen, voornamen, adressen, telefoon en individuele e-mailadressen in TicketGang opgeslagen samen met alle nodige informatie nuttig voor de goede werking van de inschrijvingen voor de sport-, jeugd- en cultuurwerking.

1. Een gezin kan zich registreren door een account aan te maken. Met deze account kan u online inschrijven op de activiteiten van de sport-, jeugd- en cultuurwerking en na betaling worden de inschrijvingsbevestiging naar het opgegeven emailadres verzonden.

2. Door in te loggen op uw account kunt u uw persoonlijke gegevens verifiëren en desgewenst aanpassen, online inschrijvingen bekijken en fiscale attesten bekomen.

3. U hebt steeds een inzage- en correctierecht. Alle vragen of opmerkingen kunt u steeds bezorgen via mail aan info@ticketgang.be of schriftelijk op het adres, TicketGang BVBA, Bieststraat 87, 3191 Boortmeerbeek, België.

Gebruik beeldmateriaal

Tijdens de vrijetijdsactiviteiten worden regelmatig foto’s gemaakt voor publicaties in het gemeentelijk infoblad-website-gidsen. Door kennisname van deze algemene voorwaarden, geven de ouders expliciet de toestemming om foto’s en sfeerbeelden te maken en te publiceren.

Gebruik data

De adresgegevens kunnen gebruikt worden om promo te maken voor andere vrijetijdsactiviteiten van e Gemeente Machelen. Indien ouders dit wensen kunnen ze hierop uitschrijven.

Klachten

Met vragen, opmerkingen en klachten kan je in eerste instantie terecht bij de hoofdanimatoren of bij de betrokken diensten.